12.06.2020

Online-Meetings – Was brauche ich und wie funktioniert’s?

Im Grunde lassen sich Online-Meetings oder Video-Konferenzen unkompliziert und ohne große Vorbereitung durchführen.
Als Hardwarevoraussetzung gilt mittlerweile noch nicht einmal mehr ein PC, Mac oder Laptop. Tablets oder Smartphones bieten genauso Zugriffsmöglichkeiten. Dagegen sollten Mikrophon und Webcam zur Standardausrüstung gehören, damit man sich mit Bild und Ton beteiligen kann. 
Nimmt man häufig an Online-Terminen teil oder hält man, wie ich, auch Online-Trainings, so lohnt sich die Investition in eine kleine Profiausrüstung. Zum Glück kostet das alles heute nicht mehr die Welt und es gibt auch jede Menge Tricks, den Kauf des ein oder anderen Zubehörs zu umgehen.

Rücken Sie sich selbst ins beste Licht

Denkt man z.B. an die korrekte Beleuchtung, dann bieten sich Ringlichter oder Softboxen an. Je nachdem von welchem Ort ich teilnehme, tendiere ich zu dem ein oder anderem. Aber grundsätzlich nie ohne. Am allerbesten ist es natürlich, wenn man ausreichend Tageslicht zur Verfügung hat. Dieses sollte jedoch immer von vorne kommen, sonst ist man von einer Seite gut in Szene gesetzt, hat aber auf der anderen Gesichtshälfte einen großen Schatten. Auch Beleuchtung im Rücken ist unvorteilhaft, da sich die Kameras am hellsten Punkt orientieren, so dass die vor der Lichtquelle sitzende Person fast schwarz erscheint. Eine Kollegin hat mir mal einen tollen Trick verraten, mit dem sie sich die Ausgabe für Beleuchtungsequipment spart: Sie nutzt ihr Schminklicht, das sich sonst am Badezimmerspiegel montieren lässt, und legt es in den Knick ihres Laptops. Das sorgt für perfektes Licht. Eine andere Kollegin hat sich einfach eine alte Tischstehlampe geschnappt, den Schirm abgeschraubt und stellt diese Leuchtquelle so hinter ihrem Bildschirm auf, dass sie direkt hinter der Kamera steht. Reicht für gute – nicht perfekte – Beleuchtung vollkommen aus.

Geben Sie ein gutes Bild ab

Aber natürlich muss auch die Kamera gut genug und korrekt platziert sein, um mich in der korrekten Beleuchtung einzufangen. Viele Geräte haben eingebaute Kameras, die in der Regel qualitativ gut sind. Trotzdem sollte man sich auch hier für zusätzliches Equipment entscheiden, wenn man regelmäßig Online-Termine wahrnimmt. Bei meinen Online-Trainings arbeite ich grundsätzlich mit mehreren Bildschirmen und jeder ist mit einer anderen Kameralösung ausgestattet. Der Laptop hat eine eingebaute Webcam, ein Bildschirm nutzt eine externe Webcam und vor dem dritten steht eine Digicam auf einem Tischstativ. Ab und zu schalte ich auch meine Handykamera mit dazu. Somit habe ich die Möglichkeit, unterschiedliche Perspektiven in unterschiedlichen Situationen zu nutzen. Das hilft mir vor allem dann, wenn ich mich im Raum bewege. Zum Beispiel nutze ich dann für einen Trainingsteil, in dem ich vor dem Bildschirm sitze die externe Webcam und schwenke dann auf die Digicam um, sobald ich zum Flipchart gehe. Die Digicam ist dann natürlich auch so eingestellt, dass sie mein Bild entsprechend einfängt. Ein paar weitere Tricks zur richtigen Positionierung der Webcam verrate ich im nächsten Teil dieses Blogs, beim Thema Blickkontakt.

Geben Sie den Ton an

Vorher gibt es aber noch einen Hinweis zur Tonübertragung, denn auch dafür kann man in Zubehör investieren. In vielen Geräten sind Mikrophone bereits verbaut. Allerdings lässt die Tonqualität oft zu wünschen übrig. Häufigster Nachteil: es hallt. Hier schafft ein externes Mikrophon Abhilfe. Ich selber nutze entweder ein Tisch- oder ein kleines Ansteckmikrophon, je nachdem, ob ich mich während eines Trainings vom Platz wegbewege oder nicht. Aber auch Headsets, die Mikrophon und Kopfhörer gleichzeitig beinhalten sind praktisch und leisten gute Dienste. Am einfachsten und trotzdem von meist guter Qualität sind jedoch die klassischen Kabelmikrophone, die heute jeder zum Handy dazubekommt. Wenn man darauf achtet, dass das Mikrophon nicht an der Kleidung schabt und damit Kratzgeräusche überträgt, kann das eine sehr gute Lösung sein.

Übung macht den Meister

Was die Software angeht, gibt es mittlerweile unzählige Möglichkeiten. Die meisten Anbieter sorgen mit kostenlosen Basisversionen für eine niedrige Eingangsschwelle. Und auch die Bedienbarkeit ist oft selbsterklärend. Trotzdem gibt es natürlich, je nach Programm, unterschiedliche Gadgets, die man vorab ein paarmal üben sollte. Z.B. die Bildschirm-teilen-Funktion oder das Nutzen von Breakout-Rooms. Gerade als Moderator oder Organisator einer Online-Konferenz sollte man sich vorab ein zwei Probe-Sitzungen mit dem gewählten Tool vornehmen. Und auch den Teilnehmerinnen und Teilnehmern empfehle ich, sich vorab mit der genutzten Software kurz vertraut zu machen.
Wofür man sich letztendlich entscheidet, hängt ganz von den gewünschten Funktionen ab. Möchte ich, dass Teilnehmende auch selbständig in kleinen Gruppen an Punkten und Themen arbeiten, so bieten sich so genannte Breakout-Rooms an, die ähnlich wie in Präsenzseminaren Arbeit in kleineren Gruppen ermöglichen. Man sollte sich ebenfalls Gedanken darüber machen, ob es reicht, wenn der Host seinen Bildschirm teilt, oder ob auch Teilnehmende diese Option nutzen sollen. Außerdem gibt es Programme, die eine Arbeit mit Whiteboards ermöglichen oder auch die Funktionen eines Zeichentablets unterstützen usw. Je nach gewünschtem Einsatzspektrum gibt es das richtige Programm.

Sicherheit geht vor

Und natürlich darf man bei der Auswahl des Online-Meeting-Tools die Datensicherheit nicht vernachlässigen. Ein Anbieter mit deutschem Server-Standort erscheint hier sinnvoll. Auch, dass Hilfethemen und Support in der eigenen Muttersprache angeboten werden, kann ein wichtiges Auswahlkriterium sein, genauso wie die Stabilität.

Ein großer Vorteil ist außerdem, wenn sich das ausgewählte Meeting-Tool problemlos in das genutzte Kalenderprogramm integrieren lässt. Damit lassen sich Online-Meeting-Termine direkt aus dem Kalender heraus erstellen.

Wichtig ist aber in jedem Fall, dass man sich auch mit all diesen Funktionen vertraut gemacht hat. Die lustigsten Pannen passieren nämlich dann, wenn man sich mit der Bedienung der zur Verfügung stehenden Software nicht so ganz auskennt. Aber auch, wenn man schon ein echter Profi ist, gibt es immer wieder Situationen, in denen etwas schief geht. Und ehrlich: das ist doch ganz normal und, wenn man richtig damit umgeht, auch gar nicht schlimm.

Trotzdem gibt es ein paar Tricks, Peinliches zu vermeiden und kleine Pannen zu kaschieren.
Ein absolutes Muss vor Beginn der Video-Konferenz ist ein Technik-Check und zwar für Host und Teilnehmende. Funktioniert die Kamera und wird der Ton gut übertragen, das sind die Basics. Ich persönlich schwöre darauf, von einer WLAN auf eine konstantere LAN-Verbindung zu wechseln, damit die Internetverbindung stabil bleibt. Dann sollte man auch alle Dateien, die man eventuell über die Funktion „Bildschirm teilen“ zeigen möchte, bereits vor Beginn des Online-Termins öffnen.

Wichtig ist auch, dass man überprüft, mit welchem Namen man angemeldet ist. Oder wie soll ich jemanden ansprechen, unter dessen Bild „JJDesktopChris23498“ steht?

Besonders oft erlebe ich, dass man einen Online-Meeting-Raum betritt, alle Teilnehmenden sind auf stumm geschaltet und der Host bittet als erstes darum, Rückmeldung zu geben, ob man ihn hört und sieht. Lange Pause. „Man scheint mich nicht zu hören …“, kommt dann nach ewigen 30 Sekunden. „Ach ja, doch, jetzt sehe ich, dass Sie über den Chat geantwortet haben …“ Sagen Sie, was Sie erwarten und machen Sie keine langen Pausen. Bitten Sie die Teilnehmenden ein Handzeichen zu geben (vorausgesetzt, die Kameras sind an) oder direkt über den Chat zu antworten. Oder geben Sie gleich mit dieser Frage den Hinweis, dass die Zuhörerinnen und Zuhörer selber über eine bestimmte Tastenkombination oder einen Symbolklick ihr Mikrofon einschalten können.

Weisen Sie auf eine eventuell vorhandene Chat-Funktion hin und wie Sie damit umgehen wollen. Z.B. bitte ich in kurzen Webinaren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer ihre Fragen dort einzugeben, damit ich sie zum Ende der Veranstaltung gesammelt beantworten kann.

Der Vorteil vieler Online-Konferenz-Programme ist, dass man die Inhalte seines Bildschirms mit den anderen teilen kann. Nur sollte man genau wissen, wie das funktioniert. Wie oft habe ich schon erlebt, dass Kolleginnen oder Kollegen ihren kompletten Bildschirm teilen und damit natürlich auch Hintergrundbilder (Erinnerungsbilder an schöne Urlaube oder auch ein Familienbild) oder Dateien und Ordner sichtbar werden. Dabei ist die Ordnerbenennung „Geheim“ noch harmlos, die Benennung „Unterwäsche – to shop“ eher peinlich. Deshalb gilt: nach Möglichkeit immer nur einzelne Fenster oder Bildschirmausschnitte teilen. Und noch ein Tipp: räumen Sie Ihren Desktop auf. Selbst, wenn es einmal passiert, dass dieser für alle Teilnehmenden sichtbar wird, so macht es doch einen wesentlich besseren Eindruck, wenn er nicht mit tausenden Icons „zugemüllt“ ist.

Ach und noch ein kleiner Hinweis zur Bildübertragung. Einige Programme ermöglichen es, dass ein Profilbild übertragen wird, sobald man die Kameraübertragung ausschaltet. So ist man zumindest mit diesem Profilbild sichtbar. Heißt aber auch, Sie sollten wert darauf legen, dass dieses Profilbild einen einigermaßen seriösen Eindruck macht – zumindest, wenn Sie beruflich an einer Online-Konferenz teilnehmen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass während der Online-Veranstaltung reger Austausch im Chat zum Thema Katzen, Gartengestaltung oder Alter der Kinder stattfindet. Also nach Möglichkeit kein Bild des Haustiers, der frisch gestrichenen Gartenlaube oder des jüngsten Nachwuchses nutzen. Stattdessen bietet sich ein persönliches Profilbild oder auch ein Logo an, durch das Sie sich vertreten lassen.

Wobei wir damit auch schon beim Thema Bildübertragung gelandet sind. Aber hierzu gibt es mehr im nächsten Beitrag dieser Miniserie.